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Analyser l'intégration d'un nouveau processus de facturation commun à toutes les unités facturant les revenus de l'École Polytechnique Fédérale de Lausanne puis émettre un plan d'action

L'École Polytechnique Fédérale de Lausanne souhaite effectuer une mise à jour de son système informatique de gestion d'entreprise avec lequel elle gère sa comptabilité. Pour cela, depuis 2001, l'école utilise l'outil « SAP R/3 » proposé par la société SAP. Ce dernier ne correspondant plus à leur besoin actuel, l'établissement a donc entamé un changement au début de l'année 2023 et envisage l'utilisation de la nouvelle version, nommée « SAP S/4 », en 2025 ou 2026. À cette occasion, elle souhaite compléter le processus actuel de facturation de ses revenus qui ne comprend que la facturation. Dès la signature d'un contrat, celui-ci est enregistré dans les bases de données par les collaborateurs de l'école puis les informations importantes sont transcrites manuellement dans le SAP. À ce jour, ce lien direct entre les bases de données des contrats et la facturation n'existe pas et cela peut conduire à des oublis.

Lors de ce changement, l'école souhaite donc intégrer un processus « Order to Cash ». Cela regroupe toutes les étapes sous un seul processus depuis l'appel d'offres jusqu'à l'encaissement du revenu ou éventuellement par le contentieux. Ce changement apporte une automatisation de la facturation des revenus et accessoirement de leur qualification comptable.

L'approche méthodologique est composée de quatre parties. Des entretiens ont été effectués avec différentes unités facturant les revenus afin de modéliser le processus actuel propre à l'unité. Par la suite, les conditions à avoir, pour arriver au résultat voulu, l'intégration du processus « Order to Cash », ont été déterminées. Deux aspects importants sont pris en considération pour ce changement, l'aspect technique, si ce processus répond aux besoins des utilisateurs, et l'aspect humain, comment accompagner et gérer ce changement pour le personnel. La 3ème partie explicite les hypothèses et les risques pouvant modifier la structure et le résultat du travail. Le travail se termine par un plan d'action.